Enthält die Adressdaten aller Benutzer. Je nach Konfiguration kann ein Benutzer seine eigenen persönlichen Daten in diesem Adressbuch bearbeiten.
Je nach Konfiguration hat dieses Adressbuch einen anderen Namen, z.B. Interne Benutzer oder Globales Adressbuch.
Eine App ist ein Bestandteil der Groupware, der bestimmte Funktionen bereitstellt. Beispiel: Mit Hilfe der App Mail können Sie E-Mails senden, empfangen und verwalten.
Ein Benutzer oder interner Benutzer ist eine Person, die ein Groupware-Konto besitzt. Jeder Benutzer hat einen Namen und ein Passwort. Die Kontaktdaten aller Benutzer der Groupware finden Sie im Adressbuch Alle Benutzer.
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Bezeichnet hier die Benutzeroberfläche der Groupware. Die Benutzeroberfläche besteht aus einzelnen Elementen.
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Ein Domain ist die Adresse, unter der eine Seite im Internet aufgerufen werden kann. Beispiel: www.example.com. Eine Domain wird häufig auch als Webadresse oder Internet-Adresse bezeichnet.
Eine E-Mail-Konversation, auch E-Mail-Thread genannt, entsteht aus einer Unterhaltung, die mit Hilfe von E-Mails geführt wird. Die E-Mail-Konversation enthält die ursprüngliche E-Mail und alle darauf folgenden Antworten. Die letzte, aktuelle Antwort heißt aktuelle E-Mail.
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Bestandteile der Benutzeroberfläche. Beispiele: Fenster, Beschriftungen, Schaltflächen
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Ein Teilnehmer eines Termins oder einer Aufgabe, der kein interner Benutzer der Groupware ist, sondern ein Gastbenutzer.
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Der Administrator kann funktionale E-Mail-Konten einrichten und bestimmten Benutzern zuweisen. Ein funktionales E-Mail-Konto hat die folgenden Eigenschaften:
Es dient einem bestimmten Zweck, zum Beispiel der Kommunikation mit Kunden.
Typische Beispiele sind support@example.com, info@example.com.
Es kann von mehreren Benutzern gemeinsam verwendet werden, um E-Mails zu lesen, zu beantworten oder zu senden.
Der Administrator bestimmt, welche Benutzer ein funktionales E-Mail-Konto verwenden dürfen.
Benutzer können ein funktionales E-Mail-Konto weder bearbeiten noch löschen.
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Ein Gast oder Gastbenutzer ist eine Person, die von einem internen Benutzer eine Einladung zu einer Freigabe erhalten hat oder als externer Teilnehmer zu einem Termin oder zu einer Aufgabe eingeladen wurde. Ein Gast hat nur Zugriff auf die Objekte, zu denen er eingeladen wurde. Bestimmte Objekte können nicht für einen Gast freigegeben werden, z.B. das Adressbuch Alle Benutzer.
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Die Software, die in dieser Dokumentation beschrieben wird. Sie enthält die PIM-Funktionen (Personal Information Manager) E-Mail, Kontakte und Kalender. Dazu zählen auch Funktionen zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe wie gemeinsame Adressbücher und gemeinsame Kalender. Je nach Konfiguration sind weitere Funktionen verfügbar: Aufgabenverwaltung, Dateiablage für private oder gemeinsam genutzte Dateien, Dokumentenbearbeitung.
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Eine Gruppe besteht aus einem Gruppennamen und einer Anzahl von internen Benutzern. Gruppen können folgendermaßen verwendet werden:
Hinzufügen zu einem Termin oder zu einer Aufgabe
Berechtigungen erteilen durch Einladung zu einer Freigabe
Je nach Konfiguration sind bestimmte Gruppen vordefiniert. Je nach Konfiguration der Groupware können Benutzer die Berechtigung zum Anlegen von weiteren Gruppen erhalten.
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Mit Kategorien können Sie E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben App-übergreifend und unabhängig von der Ordnerstruktur organisieren. Dadurch lassen sich logisch zusammengehörende Objekte identifizieren und leichter finden, zum Beispiel alle E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben, die zu einem bestimmten Projekt oder zu einem bestimmten Kunden gehören. Je nach Konfiguration sind bestimmte Kategorien vordefiniert. Sie können beliebige eigene Kategorien festlegen.
Hinweis: Für E-Mails können Sie zusätzlich Posteingangskategorien verwenden.
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Ein Konto oder Benutzerkonto ist eine Zugangsberechtigung zu einem EDV-System. Beispiele für Konten:
Groupware-Konto
GMail-Konto
DropBox-Konto
Facebook-Konto
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Objekte sind Groupware-Daten, die vom Benutzer angelegt und organisiert werden. Beispiele für Objekte: E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben, Dokumente, Dateien, Ordner, Adressbücher, Kalender
Ordner enthalten App-spezifische Objekte. In manchen Apps können Ordner auch Unterordner enthalten. Bestimmte Ordner sind vorgegeben, weitere Ordner können vom Benutzer angelegt werden. Beispiele für Ordner: E-Mail-Ordner, Adressbuch, Kalender, Aufgabenlisten
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Posteingangskategorien bieten eine schnelle und einfache Methode, den Ordner Posteingang übersichtlich zu halten. Dazu werden im Ordner Posteingang die eingehenden E-Mails nach Absender getrennt abgelegt. Je nach Konfiguration sind bestimmte Posteingangskategorien vordefiniert. Weitere Posteingangskategorien können Sie frei festlegen.
Die Posteingangskategorien können nur im Ordner Posteingang verwendet werden. Wenn Sie weitergehende Ablagemöglichkeiten benötigen, verwenden Sie die Ordneransicht, um E-Mail-Ordner anzulegen.
Hinweis: Die Posteingangskategorien können Sie nur für E-Mails verwenden. Je nach Konfiguration können Sie für E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben separate Kategorien verwenden.
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Ihr Groupware E-Mail-Konto. Sie erhalten dieses Konto automatisch. Sie können dieses Konto nicht löschen.
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Ressourcen sind Räume oder Gegenstände, die Sie einem Termin hinzufügen können. Eine Ressource besteht aus einem Ressourcennamen, einer E-Mail-Adresse und optional einer Beschreibung.
Sie können nur solche Ressourcen hinzufügen, die nicht für andere Termine verwendet werden.
Je nach Konfiguration sind bestimmte Ressourcen vordefiniert. Je nach Konfiguration können Benutzer die Berechtigung zum Anlegen von weiteren Ressourcen erhalten.
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Eine Sitzung oder Session bezeichnet die Verbindung zwischen einem Client, zum Beispiel einem Browser, einem E-Mail-Client oder einer Smartphone-App, mit einem Server, zum Beispiel dem Groupware Server. Eine Sitzung beginnt mit der Anmeldung (Login) und endet mit der Abmeldung (Logout).
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Ein Stellvertreter ist ein interner Benutzer, der die E-Mail-Kommunikation oder die Terminplanung im Namen eines anderen internen Benutzers ausführt. Dazu erhält der Stellvertreter die Berechtigung, bestimmte Tätigkeiten auszuführen:
Die E-Mails eines anderen Benutzers lesen, senden oder organisieren
Die Termine eines anderen Benutzers planen, bearbeiten oder organisieren
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Ein Benutzer, der zu einem Termin oder zu einer Aufgabe eingeladen wurde. Teilnehmer werden auch als interne Teilnehmer bezeichnet, im Gegensatz zu einem externen Teilnehmer, der als Gast eingeladen ist.
Eine Verteilerliste besteht aus einem Verteilerlistennamen und einer Anzahl von E-Mail-Adressen. Sie können eigene Verteilerlisten anlegen und bearbeiten. Andere Benutzer können Ihre Verteilerlisten nicht sehen. Verteilerlisten können folgendermaßen verwendet werden:
Eine E-Mail an mehrere Empfänger senden
Mehrere Personen zu einem Termin oder zu einer Aufgabe hinzufügen
Mehreren Personen Berechtigungen erteilen durch Einladung zu einer Freigabe
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Verwaltete Ressourcen sind Räume oder Gegenstände, die Sie einem Termin hinzufügen können.
Im Unterschied zu einer herkömmlichen Ressource wird eine verwaltete Ressource erst dann gebucht, wenn ein Buchungsbeauftragter die Buchung bestätigt. Dadurch soll sichergestellt werden, dass die Ressource erst dann gebucht werden kann, wenn sie für die nächste Verwendung vorbereitet ist. Beispiele:
Ein Konferenzraum muss mit einem Beamer ausgestattet werden.
Ein Fahrzeug muss aufgeladen oder vollgetankt werden.
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